Capítulo1. Generalidades.

1.1. Ámbitode Aplicación

Las políticas yprocedimientos contenidos en este manual se aplicarán a todos los funcionarios,clientes y proveedores de la sociedad INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS.

Los presentes términos ycondiciones aplican a cualquier registro de datos personales realizado en formapresencial, no presencial, y/o virtual para vinculación o solicitud decualquier producto, servicio o beneficio de la sociedad INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS.

INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS se encarga directamente del tratamiento delos datos personales, sin embargo, se reserva el derecho a delegar en untercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención eimplementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protecciónde los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

1.2. Definiciones:

Las siguientes definicionestomadas es estricto sentido de la ley 1581 de 2012, son indispensables para ladebida protección del derecho de Habeas Data y la correcta determinación deresponsabilidades a los involucrados en los procedimientos de tratamientos dedatos personales:

-Aviso de Privacidad: Comunicación Verbal o escrita generada porel responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datospersonales, mediante el cual se le informa acerca de las políticas detratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a lasmismas y las finalidades del tratamiento que se pretenden dar a los datospersonales.

- Autorización: Consentimiento previo,expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datospersonales.

- Base de Datos: Conjunto organizado dedatos personales que sea objeto de Tratamiento;

- Dato personal: Cualquier informaciónvinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadaso determinables;

- DatoPersonal Privado: Toda información personal que un conocimiento restringido y enprincipio privado para el público en general.

- DatoPersonal Público: Toda Información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

- DatoSemi-privado: Es aquel que no tiene naturaleza intima, reservada ni publica ycuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino acierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

- DatoPúblico:Es el dato que no sea Semi privado, privado o sensible. Son Considerados datospúblicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, asu profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Porsu naturaleza, los datos públicos, pueden estar contenidos, entre otros, enregistros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, ysentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas areservas.

- DatoSensible:Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puedegenerar su discriminación, tales como aquellos que revelen su origen racial oétnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, lapertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o quepromuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechoso garantías los partidos políticos de oposición, así como los datos relativos ala salud, a la vida sexual, y los datos biométricos entre otros.

- Encargado del Tratamiento: Persona natural ojurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice elTratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

- Responsable del Tratamiento: Persona natural ojurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decidasobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

- Titular: Persona natural cuyosdatos personales sean objeto de Tratamiento;

- Tratamiento: Cualquier operación oconjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1.3.Principios para el tratamiento de datos personales.

Para la recolección, manejo, tratamiento, almacenamiento eintercambio de la información, INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS aplicará los siguientes principios rectores:

a) Principio de legalidad: ElTratamiento de los datos personales es una actividad que se rige por la LeyEstatutaria 1581 de 2012, 1377 de 2013; Código de Comercio y Decreto 898 de2002.

b) Principio de finalidad: ElTratamiento de los datos manejados por la Lonja de Propiedad obedecer a unafinalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual esinformada al Titular de acuerdo a los establecido en la Constitución Nacional,La Ley 1581 de 2012 y la normatividad reglamentaria.

c) Principio de libertad: Teniendo en cuenta que el Tratamiento sólo puede ejercersecon el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS garantiza elderecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministrendatos de carácter personal.

d) Principio de veracidad o calidad: INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS garantiza que la información contenida en sus bases de datossujeta a Tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable ycomprensible y no contiene datos parciales, incompletos, fraccionados o queinduzcan a error.

e) Principio de transparencia: INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS garantiz alTitular de los datos personales, que podrá obtener, en cualquier momento y sinrestricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan yque estén almacenados en las bases de datos que se tengan disponibles, bajo losparámetros establecidos, en el artículo 21 el Decreto Reglamentario 1377 de2013. Este principio no será aplicable a las bases de datos que estén por fueradel ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012.

f) Principio de acceso y circulaciónrestringida: El Tratamiento se sujeta a los límitesque se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposicionesde la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólopodrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personasprevistas en la presente ley.

Losdatos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles enInternet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que elacceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringidosólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

g) Principio de seguridad: INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS adoptará lasmedidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgarseguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso oacceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todaslas personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que notengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de lainformación, inclusive después de finalizada su relación con alguna de laslabores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro ocomunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de lasactividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

2. Tratamiento de Datos Personales.

2.1. Tratamiento.

2.1.1. Datos Públicos.

INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS tratará sin autorización del titularlos datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registrospúblicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesariasque garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contenidasen la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

2.1.2. Datos Sensibles.

INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS restringirá el tratamiento de datospersonales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitaráconsentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la finalidadexclusiva de su tratamiento.

INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS utilizará y tratará datos catalogadoscomo sensibles, cuando:

a. El Tratamiento haya sido autorizadoexpresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que porLey, no se requieran el otorgamiento de dicha autorización.

b. El tratamiento sea necesario parasalvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física yjurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legalesdeberán otorgar la autorización.

c. El tratamiento se refiera a datos quesean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en unproceso judicial.

Obligacionesde INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS frentea los datos sensibles:

- Informaral titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar sutratamiento.

- Informaral titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales dela autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cualesdatos objeto de tratamiento son de carácter sensible y la finalidad deltratamiento, y obtener el consentimiento previo.

- Nocondicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personalessensible (salvo que exista una causal legal o contractual para hacerlo).

2.1.3. Tratamiento deDatos de Menores:

El tratamiento de datos personales deniños y adolescentes esta proscrito excepto cuando se trate de datos denaturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de laLey 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla las siguientes condiciones:

- Queresponda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplido lo anterior, el tutor o representante legal del niño,niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de suderecho de ser escuchado, opinión que deberá ser valorada teniendo en cuenta lamadurez, autonomía, y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y/o encargado involucrado en el tratamiento delos datos personales de los niños, niñas o adolescentes deberán velar por eluso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios yobligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente manual.

De acuerdo con lo previsto en los art. 44 y 45 de la ConstituciónPolítica de Colombia, en concordancia con el Código de la Infancia y laAdolescencia, así como la Sentencia C- 748/11 proferida por la CorteConstitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuentas almomento de realizar algún tratamiento de sus datos.

2.2.Clasificación de las Bases de Datos.

2.2.1. Base de datos de afiliados.

Son las bases de datos demanuales o automatizadas que se encuentran estructuradas, y que contienen datosde naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad decomerciantes, las cuales de manera voluntaria y en ejercicio de su derecho deafiliación establecido en los Estatutos de La Lonja de Propiedad Raíz deCartagena y Bolívar, adquieren la calidad de afiliados con el fin deacceder a derechos y prerrogativas que otorga esta condición.

LaLonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, en ejercicio de lo dispuesto en el art. 10 del Decreto1377 de 2013 publicó un aviso de solicitud de autorización para continuar conel derecho a tratar los datos de las personas naturales, en calidad deafiliados de la corporación, que se encuentran incluidos en bases de datosconformados con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.

2.2.2.Base de datos Nómina

Son las bases de datosmanuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que sevinculan laboralmente con INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con lasdisposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporantanto información privada, publica, datos sensibles y de menores. Eltratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadasde la relación laboral requerirá autorización previa del titular o surepresentante legal, según sea el caso. En ningún caso, INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SASdarátratamiento a los datos sensibles o de menores sin previa autorización.

INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS,en ejercicio de lo dispuesto en el art. 10 del Decreto 1377 de 2013 publicó unaviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar losdatos de las personas naturales, en calidad de empleados de la empresa, que seencuentran incluidos en bases de datos conformados con anterioridad a lavigencia de la Ley 1581 de 2012.

2.2.3.Base de datos de Terceros

Son las bases de datosmanuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que mantienenun vínculo contractual (exceptuando contratos laborales) o comercial con laempresa, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposicionescontractuales estipuladas por INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS.

INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS,en ejercicio de lo dispuesto en el art. 10 del Decreto 1377 de 2013 publicó unaviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datosde las personas naturales catalogadas como “Terceros” en virtud del presentemanual, que se encuentran incluidos en bases de datos conformados conanterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.

2.2.4Base de datos Clientes

Son las bases de datosmanuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales quemantienen un vínculo contractual o comercial con INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS por ser vendedores, compradores,mandantes, arrendatarios de inmuebles administrados por la empresa,propietarios de inmuebles sometidos a avalúo por los peritos adscritos a lainmobiliaria, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con lasdisposiciones contractuales estipuladas por INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS.

INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS,en ejercicio de lo dispuesto en el art. 10 del Decreto 1377 de 2013 publicó unaviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar losdatos de las personas naturales, en calidad de Clientes de la empresa, que seencuentran incluidos en bases de datos conformados con anterioridad a lavigencia de la Ley 1581 de 2012.

3. Derecho de los Titulares.

INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SASreconoce y garantiza a los titulares de los de los datos personales que seencuentren almacenados en las bases de datos diferentes a la de los registrospúblicos los siguientes derechos fundamentales:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personalesfrente a la INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS en su condición deresponsable del tratamiento.

b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS, salvo en los casos que la ley exceptúa la autorización.

c. Recibir información por parte de INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SASprevia solicitud, respecto del uso, que le ha dado a sus datos personales, respectodel uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en lanormatividad vigente de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión delos datos personales, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechosy garantías constitucionales y legales vigentes.

f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datospersonales que hayan sido objeto de tratamiento.

4. Deberes de INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS frente al tratamiento de los DatosPersonales:

INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SASse compromete a cumplir con los deberes establecidos en el art. 17 y 18 de laLey 1581 de 2012, así como a las normas que regulen la materia, especialmente:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivoejercicio del derecho de Habeas Data.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en el presentemanual, copia de la respectiva autorización otorgada por el respectivo titular.

c. Informar debidamente altitular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten porvirtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la informaciónbajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que lainformación que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa,exacta, actualizada, comprobable, y comprensible.

f. Actualizar la información,comunicando que se suministre al encargado del tratamiento, todas las novedadesrespecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demásmedidas necesarias para que la información suministrada a este se mantengaactualizada.

g. Rectificar la Informacióncuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h. Suministrar al encargadodel tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento estepreviamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i. Exigir al encargado del tratamiento entodo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de lainformación del titular.

j. Tramitar las consultas y reclamosformulados en los términos señalados en la presente ley.

k. Adoptar el manual interno de políticasy procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley.

5. Tratamientode la Información.

5.1. Autorización.

INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS solicitarála autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio quepermita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede serparte de un documento más amplio, como por ejemplo un contrato o de undocumento específico para tal efecto. En caso de tratarse de personas naturales,la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos también seinformará mediante el mismo documento específico o adjunto. INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS informaráal titular de los datos, lo siguiente:

• El tratamiento al que serán sometidossus datos personales y la finalidad del mismo.

• Los derechos que le asisten como Titular.

• Los canales en los cuales podrá formularconsultas y/o reclamos (página web, correo electrónico, dirección física, etc.)

5.2. Medio y manifestaciones paraotorgar la autorización.

La autorización puede constar en un documentofísico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, en cualquier otroformato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismotécnico o tecnológico idóneo que permita manifestar u obtener el consentimientotécnico del cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no habersesurtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados yalmacenados en la base de datos. La autorización será generada por INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS y será puesto a disposición deltitular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datospersonales.

5.3. Prueba de autorización.

INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SASutilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará lasacciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicoso tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de lostitulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para darcumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos oelectrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratadospara tal fin.

5.4. Casos en que no se requiereautorización.

- Información requerida por una autoridad pública oadministrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

- Datos de naturaleza pública.

- Casos de urgencia médica o sanitaria.

- Tratamiento de información autorizado por la leypara fines históricos, estadísticos o científicos.

- Datos relacionados con el Registro Civil de lasPersonas.

6. Garantíasdel Derecho de Los Titulares.

6.1. Garantías del Derecho deAcceso

INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS garantizaráel derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los titularesde datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad deltitular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo adisposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada ydetallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquiermedio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el accesodirecto del titular.

Este acceso se sujeta a los límites establecidospor el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 898 de 2002y demás normas que regulan la materia.

6.2. Garantíasdel Derecho de Consultas

Los Titulares de los datos personales o suscausahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base dedatos de INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS. En consecuencia, INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS garantizará el derecho deconsulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, suministrando a losTitulares de datos personales, toda la información contenida en sus bases dedatos o que esté vinculada con la identificación del Titular.

INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SASestablecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manerasegura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición

Con respecto a la atención de solicitudes deconsulta de datos personales, INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS garantiza:

• Habilitar medios de comunicaciónelectrónica u otros que considere pertinentes.

• Establecer formularios, sistemas y otrosmétodos.

• Utilizar los servicios de atención alcliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo que se implementepara la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en untérmino máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de surecibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendidadentro del término antes señalado, se informará al interesado antes delvencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a suconsulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábilessiguientes al vencimiento del primer término.

6.3. DelDerecho a reclamar:

El Titular de datos personales privados o suscausahabientes que consideren que la información contenida en una base de datosdebe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan elpresunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativasobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante elresponsable del tratamiento de INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS.

INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS cuentacon las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manerasegura al titular de los datos personales que realiza el reclamo.

El reclamo deberá ser presentado por el Titular delos datos personales, teniendo en cuenta lo previsto en el artículo 15 de laley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lopuede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepcióndel reclamo para que se subsanen las fallas o errores. Transcurridos dos (2)meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente lainformación requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que la persona que reciba el reclamo no seacompetente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un términomáximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, el términomáximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir deldía siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentrode dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y lafecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar losocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.4. Del Derechoa la Rectificación y Actualización de Datos

INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS seobliga a rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información decarácter personal que corresponda a personas naturales que resulte serincompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos antesseñalados, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registrospúblicos, los cuales se regirán por la normatividad especial. Al respecto, INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS tendrá en cuenta lo siguiente:

a. En lassolicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titulardebe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avalesu petición.

b. INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS tieneplena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de estederecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia,se podrán habilitar medios electrónicos u otros que INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS considere pertinentes.

c. INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS podráestablecer formularios, sistemas y otros métodos que serán informados en elAviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en lapágina web u oficinas de INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS.

Cuando se trate de datos contenidos en las bases dedatos de los registros públicos, el procedimiento de actualización de datos se efectuaráen las oportunidades, formularios, y con los trámites expresamente autorizadospor las disposiciones legales, reglamentarias que reglamentan la materia.

6.5. El Derechoa la Supresión de Datos

El Titular de datos personales tiene el derecho, entodo momento, a solicitar a INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS, lasupresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se tratede datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por lanormatividad especial. Para el resto de datos, se tendrá en cuenta lossiguientes supuestos:

• Que los mismos no están siendo tratadosconforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativavigente sobre protección de datos personales.

• Que hayan dejado de ser necesarios opertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

• Que se haya superado el periodo necesario parael cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

La supresión implica la eliminación total o parcialde la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en losregistros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto yINMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS como responsable del tratamientode datos personales puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a. El Titular de los datos tenga undeber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La eliminaciónde datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas aobligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o laactualización de sanciones administrativas.

c. Los datos seannecesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular pararealizar una acción en función del interés público o para cumplir con unaobligación legalmente adquirida por el Titular.

Cuando se trate de datos contenidos en las bases dedatos de los registros públicos, el procedimiento de actualización de datos seefectuara en las oportunidades, formularios, y con los tramites expresamenteautorizados por las disposiciones legales, reglamentarias que reglamentan lamateria.

6.6. Revocatoria de la Autorización

Todo Titular de datos personales puede revocar, encualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuandono lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS establecerá mecanismos sencillosque le permitan al Titular revocar su consentimiento.

Existen dos modalidades en las que la revocacióndel consentimiento puede darse:

• TOTAL:Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS debe dejar de tratar porcompleto los datos del Titular.

• PARCIAL:Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarioso de estudios de mercado. En este caso, INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS deberádejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otrosfines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorizaciónotorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

El derecho de revocatorio no es un derecho absolutoy INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS como responsable del tratamientode datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular de los datos tenga eldeber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La revocatoria de la autorizacióndel tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativa vinculadasa obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o laactualización de una sanción administrativa.

c. Los datos sean necesarios paraproteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar unaacción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmenteadquirida por el titular.

d. Los datos sean datos denaturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienencomo finalidad su publicidad.

6.7. Protecciónde Datos en los Contratos

En los contratos laborales, INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS incluirá cláusulas con elfin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personalesrelacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización derecolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales deltitular correspondientes a personas naturales. También incluirá la autorizaciónpara el manejo de datos personales de terceros con los cuales INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS tenga contratos deprestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estascláusulas se hará mención a esta Política y de su ubicación en el sitio webpara su consulta.

En los contratos de prestación de serviciosexternos, cuando el contratista requiera de datos personales, INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS le suministrará dichosdatos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular delos datos personales para esta transferencia, quedando excluida de estaautorización, los datos personales de naturaleza pública contenidos en losRegistros Públicos y en el Decreto 1733 de 2013. Dado que en estos casos losterceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulasque precisan los fines y los tratamientos autorizados por INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS y delimitan de manera precisa eluso que dicho terceros le pueden dar a los datos, así como las obligaciones ydeberes establecidos en la ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todomomento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información decarácter personal encargada para su tratamiento.

Por su parte INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS almomento de recibir datos de terceros y actuar como encargada del tratamiento dedatos de carácter personal, verifica que la finalidad de los tratamientosautorizados por el titular o permitidos por las causales legales, contractualeso jurisdiccionales se encuentran vigentes, y que el contenido de la finalidadesté relacionada con la causal por la cual se va a recibir dicha informaciónpersonal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado pararecibir y tratar dichos datos personales.

6.8. Transferencia de Datos Personales a Terceros Países

La transferencia de datos personales a tercerospaíses solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente delTitular.

Se considera una transferencia internacionalcualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territoriocolombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera comoobjeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia, la cualse regirá bajo las siguientes condiciones:

a. Solamente se realizará cuandoexista autorización correspondiente del titular y previa autorización de laDelegatura de Datos Personales de la SIC.

b. La autorización solo podrá serotorgada si se obtienen las garantías adecuadas, como los contratos basados enlas clausulas tipo aprobadas por las SIC.

c. La transferencia Internacional dedatos se podrá realizar mediante solicitud de INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS,estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de lainformación de carácter personal, los datos objetos de transferencia y ladocumentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de laautorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridadconcretas que van a ser adoptadas tanto por la INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS como porel responsable o encargado de los datos en su lugar de destino.

d. La INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS nosolicitara autorización cuando la transferencia internacional de datos seencuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley o sudecreto reglamentario.

7. Reglasaplicables.

INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS establecelas siguientes reglas generales para la protección de datos personales ysensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos einformación personal:

· INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS garantizarála autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

· INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS obtendráy utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollode su objeto social, para cumplir con sus deberes legales y para atender endebida forma la relación que establezca con el titular del dato.

· INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS utilizarálos datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos seanobtenidos.

· Los datospersonales corresponderán a todas aquellas personas naturales con las que INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS se relaciona para elcumplimiento de su objeto social.

· INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS obtendráy utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bienporque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de larelación que tiene con el titular de los datos, o bien porque el titular deldato la autoriza expresamente para tal efecto.

· Cuandoquiera que se requiera autorización para el tratamiento de sus datos personales:

- INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SASinformará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él suconsentimiento expreso e informado.

- La autorizaciónse obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales, y en todocaso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal tratamiento.

- Laautorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuadaconservación, así como su consulta posterior.

- INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SASimplementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares lainformación de sus datos personales, las finalidades para las que han sidotratados y el tratamiento que se le ha dado a los mismos.

- En elevento que INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS requierautilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmenteinformada a su titular o inicialmente informada a éste o diferente a laseñalada en la ley o ajena a la naturaleza de la relación contractual que losvincula, deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización, amenos que los datos sean de aquellos cuyo uso haya sido razonablementeprevisible por parte del titular del dato al momento de consentir en suutilización, en el marco de su relación con INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS.

- En eltratamiento de datos de menores de edad, INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS tendráen cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de susderechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menoressean ejercidos por un tercero, INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SASverificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.

- En elevento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles,entendidos estos como aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebidopuede generar su discriminación, INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS debeinformar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datosque suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dichainformación.

- INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS nocondicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular alsuministro de datos sensibles por parte de este, a menos que tales datos enefecto deban de obtenerse por ser indispensables para la existencia y/omantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargode INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS y/o del titular.

- INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS velaráporque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datossean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad yconfidencialidad.

8. Procedimiento para que los titulares puedan ejercer sus derechos.

8.1. Procedimiento para la atención de consultas.

a. Se debe enviar comunicaciónescrita física o electrónica que contenga como mínimo: fecha de solicitud,dirección y teléfono del contacto para efectos de la notificación, Fotocopia dela cedula de ciudadanía o en caso de ser el representante del titular,documento que acredite su representación. Por medio físico puede presentarla enla siguiente dirección: Bocagrande, calle 4 No. 2-49, local 4, en la ciudad deCartagena de Indias, Colombia y por medio electrónico al siguiente correo: info@segreramutis.co adjuntando la información antesmencionada.

b. Para ejercer este derecho, pormedio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado, oapoderado podrá radicar la consulta en las oficinas de INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS, adjuntando la información antesmencionada.

c. Para ejercer este derecho, pormedio físico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado, o apoderadopodrá radicar la consulta en las oficinas de INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS,adjuntando la información antes mencionada.

d. La persona interesada enejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permitaacreditar el envió y la recepción de la solicitud, cualquiera que sea el medioutilizado para ejercer este derecho.

La consulta será atendida en un términomáximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Enel evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del términoantes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo lasrazones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningúncaso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento delprimer término.

8.2. Procedimientos para los reclamos.

El titular o sus causahabientesque consideren que la información contenida en una base de datos debe serobjeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobreprotección de datos personales, podrá presentar un reclamo ante el responsabledel tratamiento.

El reclamo lo podrá presentar eltitular teniendo en cuenta la información señalada en el art. 15 de la ley 1581de 2012 y lo siguiente:

a. Si el reclamo estuviereincompleto, el titular lo pudiere completar dentro de los cinco (5) díashábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsane las fallas.Transcurrido (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitantepresente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

b. En el caso de que quien reciba elreclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien correspondaen término máximo de dos (2) días hábiles e informara la situación alinteresado.

c. Una vez recibido el reclamocompleto, se incluirá en la base de datos, con el fin de llevar el control, unaleyenda “En reclamo” seguido de motivo, por un término máximo de dos (2) díashábiles.

8.3.Procedimiento para la atención de revocatorias de autorizaciones:

a. Se debe enviar comunicación escrita físicao electrónica que contenga como mínimo: fecha de solicitud, dirección yteléfono del contacto para efectos de la notificación, Fotocopia de la cédulade ciudadanía o en caso de ser el representante del titular, documento queacredite su representación. Por medio físico puede presentarla en la siguientedirección: Bocagrande, calle 4 No. 2-49 local 4, en la ciudad de Cartagena deIndias, Colombia, y por medio electrónico al siguiente correo: info@segreramutis.co adjuntando la información antesmencionada.

La consulta será atendida en untérmino máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de surecibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro del término antesseñalado, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en quese le atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Intervinientes en la función de protección delos datos personales al interior de la empresa.

9.1.Responsable.

INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS designacomo responsable del tratamiento de datos personales al área Administrativa,donde se recibirá, procesará, canalizará las distintas solicitudes que sereciban y se harán llegar a las respectivas dependencias que una vez recibanestán comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datospersonales y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en lostérminos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, parael ejercicio de los de acceso, consulta, rectificación, actualización,supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad sobre protección dedatos personales.

9.2.Encargados.

LADIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DE INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS actuará como responsable deltratamiento de los datos personales que llegare a conocer y sus dependenciasactuarán como encargados del tratamiento de la información.

10.Normatividad legal y Registro Nacional de Bases de Datos RNBD

De acuerdo con lo establecido en la ConstituciónNacional, Ley 1581 de 2012, Decreto 1733 de 2013, Ley 1266 de 2008, ReglamentoInterno de Trabajo, Aviso de Privacidad y demás normas que regulan la materia, INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS inscribirá de maneraindependiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las base dedatos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte dela Compañía, identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con lafinalidad para la cual fueron creadas.

En el registro que se efectúe de las bases dedatos INMOBILIARIA SEGRERAMUTIS SAS indicarásu razón social, número de identificación tributaria, así como sus datos deubicación y contacto.

Finalmente, INMOBILIARIASEGRERA MUTIS SAS deberáactualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscritacuando se presenten cambios sustanciales a la misma.

11. Vigencia y Actualización

El presente manual rige apartir del primer (1) de febrero de 2017.

Actualizaciones de la Política: INMOBILIARIA SEGRERA MUTIS SAS podrá modificar lostérminos y condiciones del presente documento con el fin de mantenerloactualizado y acorde con las políticas sobre protección de datos personalesvigentes, caso en el cual se compromete a publicar el nuevo documento depolíticas y procedimientos en su página web.

Política para el tratamiento de datos personales

Capítulo1. Generalidades.